cosoft B2B-Flyer 2022-11
Archivierungspflicht! Archivieren Sie Ihren E-Mail-Verkehr?
Achtung: Archivierungspflicht!
Archivieren Sie Ihren E-Mail-Verkehr?
Deutschland, deine Regeln … Dieser Gedanke plagt wahrscheinlich auch Sie des Öfteren. Nicht ohne Grund, denn wohl jeder von uns hat schon Bekanntschaft mit der ein oder anderen Regel oder Vorgabe gemacht, die so gar nicht zum Praxisalltag passt.
Man könnte meinen, dass die E-Mail-Archivierung auch so ein Fall ist. Aber da liegen Sie falsch. Mit der richtigen Lösung ist die verpflichtende E-Mail-Archivierung sogar ein echter Gewinn für Unternehmen. Wir zeigen Ihnen, wieso die Archivierung von E-Mails verpflichtend ist und welche Vorteile die richtige Lösung für Sie hat.
Betriebsprüfer achten auf E-Mail-Archivierung
Seit Inkrafttreten der GoBD ist die E-Mail-Archivierung auch regelmäßig Thema bei Betriebsprüfungen. Grundsätzlich muss nämlich unabhängig von der Unternehmensgröße alles archiviert werden, was mit einem steuerlich relevanten Prozess zu tun hat.
E-Mails, die als Handelsbriefe eingestuft werden, müssen sechs Jahre archiviert werden, steuerrechtlich relevante E-Mails sogar zehn Jahre. Ausschlaggebend dafür sind die in Deutschland geltenden rechtlichen »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff«, kurz: den GoBD.
Diese Pflichten gelten für Unternehmen
Die GoBD verpflichten Unternehmen dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Darunter fällt jegliche Art der Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht hat, also Dokumente wie Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Nur eine E-Mail-Archivierungslösung wird diesen Anforderungen gerecht. Mittlerweile gibt es am Markt viele Lösungsanbieter. Der sicherste und zuverlässigste Weg für eine funktionierende und von Betriebsprüfern anerkannte Lösung führt jedoch über einen erfahrenen IT-Dienstleister.
Sanktionen drohen bei Nichterfüllung
Die Geschäftsführung eines Unternehmens ist für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen verantwortlich. Kommt sie dieser Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche und in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Tatsache ist also: An der E-Mail-Archivierung kommen Sie nicht vorbei. Wie zuvor bereits angekündigt, hat die E-Mail-Archivierung jedoch bestechende Vorteile.
Ihre Vorteile durch E-Mail-Archivierung
- Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten effizienter und produktiver, da durch gezielte Suchanfragen E-Mails in Rekordzeit gefunden werden
- Langwieriges, aufwändiges und kostspieliges Suchen nach bestimmten E-Mails entfällt, ebenso die aufwändige E-Mail-Sortierung
- Schutz vor Datenverlusten
- Vereinfachung von Backup und Wiederherstellung
- Smarte Komprimierung und Auslagerung beugt überfüllten E-Mail-Postfächern und Servern vor
- Rechtliche Sicherheit: Gesetzliche Vorschriften werden komplett erfüllt
E-Mail-Archivierung: unsere Leistungen
- Installation und Einrichtung der E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen
- Unveränderbare, revisionssichere Ablage Ihrer E-Mails
- Hohe Datensicherheit dank komplexer Verschlüsselungsverfahren
- Sichere Datenablage auf deutschen Servern
- Webbasierter Zugriff, damit Sie von überall aus auf Ihr E-Mail-Archiv zugreifen können
- Integration der gängigsten E-Mail-Tools (Microsoft-Outlook, G-Suite etc.)
- Protokollierung aller Aktionen, damit Sie jederzeit alle Handlungen nachvollziehen und nachweisen können
Ihre IT? Läuft – mit Managed Services!
Als Ihr erfahrener IT-Dienstleister empfehlen wir kleinen und mittleren Unternehmen den Einsatz von Managed Services. Lassen Sie sich von uns kompetent beraten! Gern ermitteln wir gemeinsam mit Ihnen Ihren individuellen Bedarf und können Ihnen anschließend die passenden Managed Services empfehlen, damit Sie sich – nicht nur in Anbetracht der aktuellen Entwicklungen – sicherer fühlen. Sprechen Sie uns an!
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