cosoft B2B-Flyer 2024-11
Gehen Ihre Daten baden?
Pflicht zur E-Mail-Archivierung – sind Ihre Daten sicher?
Deutschland, deine Regeln … Vielleicht haben auch Sie schon einmal den Kopf darüber geschüttelt. Es gibt viele Vorschriften, die im Arbeitsalltag oft schwer umzusetzen sind. Man könnte meinen, dass die E-Mail-Archivierung ebenfalls in diese Kategorie fällt – doch das ist ein Irrtum. Mit der richtigen Lösung kann die gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung sogar einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen bieten.
Welche Pflichten treffen Unternehmen?
Laut GoBD müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Mails über Jahre hinweg unverändert, sicher und jederzeit abrufbar archiviert werden. Demnach sind E-Mails, die als Handelsbriefe eingestuft werden, sechs Jahre aufzubewahren; alle E-Mails, die mit einem steuerlich relevanten Prozess zu tun haben, sogar zehn Jahre. Dazu zählen alle geschäftsrelevanten Korrespondenzen, wie beispielsweise Rechnungen, Verträge oder Reklamationen. An der E-Mail-Archivierung führt also kein Weg vorbei. Doch was zunächst nach einem lästigen Übel klingt, bringt auch einige Vorteile mit sich.
E-Mail-Archivierung als Managed Service
Vielleicht sind Ihnen Managed Services schon bekannt, oder Sie nutzen diese sogar bereits. Ein daraus resultierender Rundum-Service sorgt dafür, dass Sie sich um IT-Probleme keine Gedanken mehr machen müssen, denn Managed Services bieten Ihrem Unternehmen eine einfache, effiziente und sorgenfreie Lösung mit langfristigen Vorteilen. Wir empfehlen Managed Services besonders kleinen und mittleren Unternehmen. Sie profitieren von einer stabilen IT, ohne eigene IT-Mitarbeiter beschäftigen zu müssen, und können sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Gern beraten wir Sie individuell und zeigen Ihnen, welche Managed Services für Ihre Anforderungen am besten geeignet sind. Die E-Mail-Archivierung ist dabei nur der Anfang – sprechen Sie uns an und lernen Sie unser breites Leistungsspektrum kennen!
Vorteile einer Lösung zur E-Mail-Archivierung
- Effizienzsteigerung durch schnell auffindbare E-Mails
- Schutz vor Datenverlusten
- Vereinfachte Backup- und Wiederherstellungsprozesse
- Vermeidung überfüllter Postfächer durch smarte Speicherlösungen
- Rechtssicherheit durch Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
Unsere Dienstleistungen im Überblick
- Implementierung und Konfiguration der Archivierungslösung
- Revisionssichere, unveränderbare Ablage Ihrer E-Mails
- Höchste Datensicherheit durch moderne Verschlüsselungstechnologien
- Sichere Datenablage auf deutschen Servern
- Webbasierter Zugriff, sodass von überall auf archivierte E-Mails zugegriffen werden kann
- Integration beliebter E-Mail-Plattformen wie Microsoft Outlook oder G-Suite
- Lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Aktionen
Laden Sie sich hier die komplette Ausgabe als PDF-Datei herunter, in der sich noch viele weitere Business IT-Themen und Angebote befinden:
